L'organisation de spectacle

Méthodologie

Organiser un spectacle nécessite tout d’abord de mettre en place une méthodologie de travail.

Il s’agira de pouvoir construire des réponses à chacun des points suivants :

  • Un projet solide (le quoi ? le pourquoi ?)
  • Porté par une équipe aux missions claires, en termes de responsabilités de délégations et de prises de décision (le qui ?)
  • Dans un lieu pouvant recevoir du public dans des conditions de sécurité satisfaisantes (le ?)
  • Pour des spectateurs qu’il s’agira de faire venir (le pour qui ?)
  • Organiser un retro-planning clair pour un spectacle à une date identifiée (le quand ?)
  • Avec un budget prévisionnel réaliste, une communication pertinente et efficiente, une coordination efficace et des personnels qualifiés pour les postes qui le nécessitent (le comment ?)

Les grands postes

Un spectacle est organisé au travers de différentes régies :

  • La direction artistique ou programmation. Généralement ce poste est celui qui déclenche l’organisation par la volonté de faire se rencontrer des artistes choisis suivant différents critères (esthétiques, sociologiques, conjoncturels, valeurs portées…). Il assure également le bon déroulé artistique du spectacle et négocie le contrat avec l’artiste ou son producteur.
  • La direction technique. Ce poste étudie la faisabilité technique du spectacle, adapte les demandes techniques, évalue les besoins et les risques en matière d’hygiène et de sécurité et s’assure de la bonne tenue technique du spectacle
  • La régie accueil. Cette régie s’occupe de l’accueil des artistes et techniciens (organisation des voyages, de l’hébergement, de la restauration, etc.).
  • La production / administration. Son rôle est d’élaborer le budget du spectacle et de le suivre, de s’occuper des obligations sociales (embauches) et administratives (déclarations préalables, facturations…). Elle s’occupe également de la récupération des informations concernant les artistes qu’elle transmettra aux autres régies. Cette régie chapeaute généralement la régie billetterie et la régie bar.
  • La communication. Son rôle est de communiquer auprès du public par des moyens adéquats. C’est généralement la communication qui donne le tempo en amont du spectacle, car elle est soumise à des contraintes extérieures (dates de publication, temporalité de la communication auprès des publics ciblés, délais d’impression…)
  • La coordination / régie générale. Ce poste très important fait le lien entre toutes les régies. Il est en charge de la bonne coordination et de la bonne communication des informations.

Suivant la taille et le lieu du spectacle, d’autres régies et sous-régies peuvent exister : régie accueil public (notamment dans les salles assises), régie de scène (pour un festival par exemple), régie commercialisation/merchandising (pour la vente de produits dérivés), etc.

> Préalables à l’organisation

Avant de pouvoir organiser un spectacle, outre la présence des artistes, il faut s’assurer d’un certains nombre de préalables :

• Règlementation sur les lieux de spectacle. Les lieux de spectacle (extérieurs ou intérieurs) sont soumis à la législation concernant les Établissements Recevant du Public. Il sera donc nécessaire de vérifier la validité de l’autorisation. Les lieux sont classifiés selon différentes catégories (par exemple L pour salles de spectacle, CTS pour Chapiteaux, etc.). Une commission de sécurité vient vérifier, lors de leur ouverture ou lors d’un changement de configuration, la conformité de l’espace, propose une jauge public en fonction des critères d’utilisation, les issues de secours, et donne un avis qui est transmis aux autorités. L’organisateur est tenu de se conformer aux éléments consignés notamment dans le règlement intérieur du lieu, dans les avis de la commission et dans le document unique d’évaluation des risques et d’embaucher le personnel nécessaire à l’exploitation du spectacle, notamment les agents SSIAP (Service de Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes).

• Personnel : l’organisateur, même si c’est une association de bénévoles, doit s’entourer de personnels professionnels compétents sur des postes clés, notamment sur les postes à risque (technique, sécurité…). En matière de responsabilité, l’organisateur ne pourra se justifier par un simple manque de personnel ou de compétence.

• Autorisations administratives : outre la règlementation sur le lieu lui-même, l’organisateur devra réaliser un certain nombre de démarches supplémentaires suivant le type de spectacle.

Par exemple :

  • Embauches de personnels mineurs ou étrangers : des demandes spécifiques sont à réaliser pour des personnels particuliers et nécessitent des démarches complémentaires.

  • Buvette : l’activité de vente de boissons est règlementée et nécessite obligatoirement l’obtention d’une licence temporaire ou définitive pour l’exploitation de ce type d’activité. Les demandes sont à réaliser auprès des municipalités. Le nombre d’ouverture de débit de boissons temporaires est théoriquement limité à 6 par an pour les licences qui permettent la vente d’alcool.

  • Droits d’auteur : avant chaque spectacle, l’organisateur doit prendre contact avec l’organisme de gestion des droits d’auteur (SACEM ou/et SACD) pour établir un contrat sur un modèle fourni par leurs soins en vue du règlement des droits d’auteur sur le spectacle concerné dès lors qu’une œuvre diffusée est protégée.

  • Demandes diverses : des demandes diverses vont nécessiter également des demandes auprès des services municipaux ou/et préfectoraux : autorisation ou interdiction de stationnement, dérogation sur des horaires d’ouverture, autorisation d’utilisation d’un espace public, etc.

  • Règles sanitaires : la crise du coronavirus a donné de nouvelles prérogatives aux préfectures qui étaient déjà vigilants sur les aspects sanitaires ou pour les troubles potentiels à l’ordre public (par exemple avec la règlementation sur le bruit).

> Premières étapes

• Faisabilité technique et budgétaire : l’une des premières étapes consiste à évaluer la faisabilité du projet. Pour cela, il conviendra :

  • D’interroger les parties prenantes au niveau technique (lieu, scène, équipements, besoins en location…) et logistique (transports, accueil…) et de trouver un accord entre l’équipe artistique et les contraintes techniques.

  • De constituer un premier budget exhaustif avec un scenario réaliste (notamment en termes de fréquentation) en n’oubliant pas que le budget n’est qu’une traduction financière du projet et de ses valeurs et qu’il sera nécessaire de s’appuyer sur des données chiffrées réalistes. Par ailleurs, dans les logiques comptables, le budget devra être prudent. Les charges possibles seront donc toutes inscrites dans le budget, les produits possibles n’y seront pas nécessairement. Enfin, le budget pourra idéalement être coconstruit à plusieurs pour évaluer les risques et permettre une meilleure exhaustivité.

• Constitution de l’équipe : si le projet est réalisable, il est nécessaire de constituer une équipe soudée et aux délégations et responsabilités bien identifiées, notamment sur les différentes régies.

• Rétroplanning : l’outil utilisé dans l’organisation de spectacle est le rétroplanning. Pourquoi ce nom ? Nous avons deux bornes temporelles : le jour actuel et la date du spectacle. La logique du rétroplanning est de partir de la date de fin et de remonter à la date du jour. Cette technique permet de mieux travailler car elle évalue les besoins du spectacle le jour J : par exemple pour la communication il est nécessaire de sortir les éléments de communication XX semaines/mois avant la date pour publication dans la presse écrite, pour l’administratif, il est nécessaire pour des embauches de personnel étranger hors UE de réaliser les demandes d’autorisations de travail XX mois avant le spectacle… Il existe de nombreux logiciels et méthodes (comme le diagramme de Gantt) pour réaliser un rétroplanning, mais un simple tableur peut suffire. Comme cet outil est partagé, il est nécessaire que l’équipe constitué puisse le suivre, le comprendre et agir dessus en fonction des aléas de l’organisation. Il doit donc convenir à tous.

Licence d’entrepreneur de spectacle

D’une manière très générale, l’activité d’entrepreneur est régie par un texte fondateur : l’Ordonnance 45-2339 du 13 Octobre 1945 modifiée relative aux spectacles qui « s’applique aux spectacles vivants produits ou diffusés par des personnes qui, en vue de la représentation en public d’une œuvre de l’esprit, s’assurent la présence physique d’au moins un artiste du spectacle percevant une rémunération ». 

Puis dans son article 1-1, elle qualifie la notion d’entrepreneur de spectacles comme suit : « Est entrepreneur de spectacles vivants toute personne qui exerce une activité d’exploitation de lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles, seul ou dans le cadre de contrats conclus avec d’autres entrepreneurs de spectacles vivants, quel que soit le mode de gestion, public ou privé, à but lucratif ou non, de ces activités ».

Elle oblige alors l’entrepreneur de spectacles ainsi défini à être titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacle.

En conclusion, dès lors que l’activité principale de la structure entre dans la définition de l’entrepreneur de spectacle, celle-ci a l’obligation de disposer des licences correspondantes et ce dès sa première organisation ou production.

Il existe aujourd’hui trois catégories de licences :

  1. Les exploitants de lieux de spectacles aménagés pour les représentations publiques ;
  2. Les producteurs de spectacles ou entrepreneurs de tournées, qui ont la responsabilité d’un spectacle et notamment celle d’employeur à l’égard du plateau artistique ;
  3. Les diffuseurs de spectacles qui ont la charge, dans le cadre d’un contrat, de l’accueil du public, de la billetterie et de la sécurité des spectacles, et les entrepreneurs de tournées qui n’ont pas la responsabilité d’employeur à l’égard du plateau artistique.

Les licences sont gratuites et sont délivrées par le Ministère de la Culture via ses services déconcentrés.

Depuis le 1er octobre 2019, l’activité d’entrepreneur de spectacles vivants n’est plus soumise à une demande d’autorisation. L’entrepreneur qui est établi en France doit simplement déclarer son activité avant toute représentation. L’entrepreneur établi hors de France doit informer de l’exercice de son activité. Cette déclaration ou cette information se fait uniquement en ligne et permet d’obtenir un récépissé qui vaut licence. Le préfet de région compétent peut s’opposer à la délivrance du récépissé.

L’entrepreneur doit être majeur lorsque c’est un particulier (un microentrepreneur par exemple). Il doit être immatriculé au RCS lorsque c’est une société.

La licence peut être délivrée aux particuliers ou aux représentants légaux ou statutaires des sociétés s’ils remplissent l’une des conditions de compétence ou d’expérience professionnelle suivantes :

• Être diplômé de l’enseignement supérieur ou titulaire d’un titre de même niveau inscrit au répertoire national des certifications professionnelles.

• Avoir 6 mois au moins d’expérience professionnelle dans le spectacle vivant ou justifier d’une formation professionnelle d’au moins 125 heures ou d’un ensemble de compétences dans le spectacle vivant.

Pour la licence de 1ère catégorie, il doit également avoir suivi une formation relative à la sécurité des spectacles auprès d’un organisme agréé ou justifier de la présence dans l’entreprise d’une personne formée.

L’administration a un délai d’1 mois à partir de la date de délivrance du récépissé valant licence pour faire opposition à la déclaration d’activité d’entrepreneur de spectacles vivants. L’entrepreneur de spectacles doit donc attendre la fin de ce délai pour commencer son activité si l’administration n’a pas fait opposition à sa déclaration.

La licence qui est délivrée est valable pour une durée de 5 ans renouvelable.

Dans le cas des entrepreneurs non établis dans l’Espace économique européen, ils doivent en outre conclure un contrat avec un entrepreneur établi en France et détenteur de licence. La copie du contrat est jointe à la déclaration cerfa n°11783*04.

> l’organisateur occasionnel de spectacle

Nous avons vu que la licence d’entrepreneur de spectacle est obligatoire pour toutes les entreprises dont l’objet entre dans le champ de la licence. Qu’en est-il pour une structure qui souhaite occasionnellement organiser des spectacles ?

Pour être désigné comme « organisateur occasionnel », il est nécessaire de remplir cumulativement les deux conditions suivantes :

Être une personne physique ou morale dont l’objet n’est pas l’exploitation, la diffusion ou la production de spectacles.

Ne pas organiser plus de 6 représentations publiques par année civile.

Dans ce cas dérogatoire, l’obtention de la licence n’est pas obligatoire, mais ce statut reste subordonné à des obligations :

• Une déclaration obligatoire au moins un mois avant la date auprès des services de la DRAC.

• L’organisation occasionnelle ne signifie en rien absence de responsabilité. La structure organisatrice devra remplir les mêmes obligations que les professionnelles en matière de droit du travail, de d’hygiène et de sécurité, de billetterie, etc.

• En cas d’embauche d’artistes ou de techniciens sous le régime de l’intermittence du spectacle, l’organisateur devra suivre les prérogatives des conventions collectives du spectacle, notamment en matière de salaires.

Les embauches des artistes et techniciens pourront être réalisées grâce à un service gratuit, le Guichet Unique Spectacle Occasionnel (GUSO) qui permet de réaliser en une seule déclaration l’ensemble des obligations qui incombent aux employeurs :

  • Le contrat de travail,

  • La déclaration de l’ensemble des cotisations et contributions dues au titre de l’emploi et le paiement global (Urssaf, congés spectacles, retraite complémentaire, Pôle Emploi, formation professionnelle et médecine du travail),

  • La Déclaration Sociale Nominative (DSN),

  • L’attestation d’emploi destinée au Pôle Emploi,

  • Le certificat d’emploi destiné aux Congés Spectacles,

  • La déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

Ce service de guichet unique n’est ouvert qu’aux organisateurs occasionnels.

L’activité principale est définie à partir du code APE dont l’employeur est titulaire. Les employeurs titulaires des codes APE suivants n’entrent pas dans le champ d’application du GUSO :

• 59.20 Z Enregistrement sonore et édition musicale ;

• 90.01 Z Arts du spectacle vivant ; une exception est accordée aux groupements d’artistes amateurs bénévoles qui sont majoritairement titulaires du code NAF 9001Z et produisent moins de 6 spectacles par année.

• 90.02 Z Activité de soutien au spectacle vivant ;

• 90.04 Z Gestion de salles de spectacles ;

• 93.21 Z Activités des parcs d’attraction et parcs à thèmes.

> Les cafés cultures ou cafés spectacles

Les cafés concerts sont nés bien à la fin du XVIIIe siècle. Ils sont de tout temps à la base de la rencontre entre découverte artistique et lieux culturels et de convivialité. Ils doivent respecter un équilibre entre ces éléments. L’artistique ne doit pas être un simple prétexte mercantile.

La règlementation de plus en plus contrainte en matière de normes de construction et de droit du travail, ainsi que la désertion des cafés en général, ont mis à mal et fait disparaître nombre de ces lieux de vie, maillons indispensables au développement des artistes. Depuis quelques années, des organisations (culture bar bars par exemple) ont fait pression pour sauvegarder ces lieux et les aider à continuer leurs activités.

Deux types de structuration juridiques sont majoritaires :

Soit il existe deux structures juridiques distinctes : une structure juridique (souvent une société commerciale) chargée de l’exploitation du débit de boisson et du lieu et une autre (souvent une association) porteuse d’un projet artistique et culturel qui agit comme un organisateur de spectacle classique. Le danger de cette structuration est notamment le fait qu’une association ne doit pas aider une société commerciale à réaliser des bénéfices (notamment mise à disposition de bénévoles, conditions trop favorables à la société sur la location du lieu…).

Soit il n’y a qu’une structure juridique qui porte l’ensemble des activités. Si c’est une association, on parle de café associatif qui a l’avantage de permettre d’accueillir des bénévoles. Le gros avantage du portage par une seule structure juridique est l’éligibilité au dispositif du GIP Cafés Cultures.

En effet, il est difficile pour les petits lieux de spectacle de pouvoir concilier règlementation sociale (minima sociaux notamment) et équilibre économique. Le GIP Cafés Cultures permet d’accompagner les lieux pour corriger ces problématiques. Ce fonds est alimenté par des collectivités de plus en plus nombreuses et consiste en une aide au règlement des salaires sous la forme de subvention. Les critères sont les suivants :

• Être un café-restaurant et relever de la Convention Collective des Cafés Hôtels Restaurants.

• Être détenteur d’une licence de débit de boisson ou restaurant.

• Être un Établissement Recevant du Public (ERP) de type N catégorie 5 (jauge inférieure à 200 places).

• À partir de 7 spectacles par an, être détenteur de la licence d’entrepreneurs de spectacles.

• Respecter les minima sociaux de la convention collective du spectacle vivant privé pour le règlement des artistes et techniciens.

La question du bénévolat

Définition : il n’existe par de définition précise du bénévolat. Pour autant, étymologiquement le mot signifie « je veux bien ». Nous prendrons ici la définition du Conseil Economique et Social « Est bénévole la personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial ».

Le bénévolat repose sur les notions suivantes :

  • c’est une action volontaire (le bénévole ne peut être contraint de quelque façon que ce soit en dehors d’aspects purement règlementaires ou de sécurité),
  • c’est une action sans contreparties (financière ou équivalente),
  • c’est une action effectuée pour une association, ou une structure sans but lucratif (ONG, syndicat, structure publique, etc.).

Ces trois éléments sont constitutifs de la présomption de bénévolat pour le différencier d’une activité salariée. Il n’est pas possible d’avoir recours à des bénévoles pour une société commerciale à l’exception de la Société Coopérative d’Intérêt Collectif (SCIC) qui peut dans certains cas en disposer.

Si pour une activité donnée il existe un lien de subordination, la présomption de salariat s’impose. L’activité ne pourra donc pas être bénévole.

La recherche du lien de subordination est la source de nombreuses requalifications en contrat de travail, il convient donc d’être très prudent lorsqu’on a recours au bénévolat, puisque le lien de subordination est établi dès que :

  • le bénévole perçoit une contrepartie (somme en espèces, CD, livres gratuits, etc.),
  • un document signé entre l’organisateur et le bénévole détermine les conditions d’exécution de la tâche confiée au bénévole,
  • des consignes strictes ou précises sont données au bénévole et que celui-ci « agit sous le contrôle et la direction de l’association » (Cour de cassation, 2e chambre civile, septembre 2005).

En résumé, l’« emploi » de bénévoles demande la plus grande attention, l’activité bénévole n’ayant pas pour objet de proposer une alternative à l’emploi salarié.

> Membre, adhérent, bénévole, quelle différence ?

Pour être membre d’une association, il faut le vouloir et être reconnu comme tel. En effet, si toute personne est libre de vouloir adhérer ou non à une association, toute association est, en principe, libre d’accepter ou non un candidat à l’adhésion. Néanmoins, une association ne peut pas refuser une adhésion si elle ne le prévoit pas dans ses statuts.

Un adhérent est théoriquement une personne qui paye une cotisation à une association.

La différence entre adhérent et membre réside principalement dans la référence à ce paiement. Puisque ce sont les statuts qui déterminent les droits et devoirs de chacun, il est important de bien le préciser. On peut être adhérent sans être membre votant, on peut être membre sans nécessairement payer de cotisation (membres d’honneur par exemple).

Concernant le bénévolat, si les statuts ne l’obligent pas, on peut être bénévole d’une manifestation par exemple sans adhérer à la structure. Les dirigeants bénévoles à l’inverse se doivent d’être membres de l’association puisque ce sont eux qui en ont la gestion.

> Points de vigilance importants

• Présomption de salariat et bénévolat. Le plus grand point d’attention concerne la présomption de salariat. Trois aspects particuliers sont à étudier :

  • Bénévolat au bénéfice d’une société commerciale : Un bénévole ne doit agir que pour une association et ne doit pas contribuer à générer du profit pour une société commerciale. Exemples : un bénévole qui vient donner un coup de main à une société qui a eu une concession pour une buvette, un bénévole qui souhaite aider sur des aspects techniques alors que cet aspect a été concédé à un prestataire, etc.

  • Obligations professionnelles : on peut tout à fait faire signer un engagement à un bénévole sur tous les aspects règlementaires ou sanitaires par le biais d’une convention de bénévolat, mais on ne peut pas le contraindre à réaliser des tâches qui peuvent figurer sur un contrat de travail, encore moins le sanctionner s’il ne les réalise pas. On peut toutefois lui proposer des postes « sous réserve de sa disponibilité », des plannings « prévisionnels », etc. Toute trace écrite d’un engagement formel pouvant être assimilé à un lien de subordination est à proscrire.

  • Métiers : certains métiers sont règlementés et ne peuvent être incarnés par des bénévoles. C’est le cas des métiers techniques qualifiés ou des artistes sur scène. Pour ces derniers, il existe des dérogations pour les artistes amateurs qui tirent leurs moyens habituels d’existence d’autres sources de revenus. De manière générale pour les postes à risques (santé, finances, sécurité, etc.) ou/et à responsabilité, le recours au bénévolat devra être limité.

Défraiements et rémunération : le transfert d’argent ou d’apport en nature d’une association vers un bénévole est règlementé. Le cadre légal concerne principalement les fonds avancés par le bénévole et remboursés par la structure (qui doivent être dûment justifiés). Normalement aucune contrepartie n’est prévue par la Loi. Dans le secteur du spectacle, il peut exister une tolérance sur les repas ou/et boissons offerts aux bénévoles lors de l’exploitation des spectacles. En dehors de ces cas généraux, un bénévole ne peut recevoir de rémunération sauf dans deux cas précis :

  • Un bénévole dirigeant peut recevoir une rémunération limitée à ¾ du SMIC mensuel pour l’exercice de ses fonctions de dirigeant. Cette disposition doit être prévue par les statuts et justifiée par l’activité de l’association.

  • Un bénévole peut recevoir une rémunération pour l’exercice de son métier si celui-ci n’a rien à voir avec ses fonctions de dirigeant et que le montant de sa rémunération correspond aux prix du marché (par exemple, un graphiste président qui viendrait réaliser le logo de l’association).

Bénévoles et demandeurs d’emploi : La loi du 29 juillet 1998 relative à la lutte contre les exclusions a clairement affirmé que « tout demandeur d’emploi peut exercer une activité bénévole ». Cette option est possible sous trois conditions :

  • L’activité ne peut s’exercer chez le précédent employeur.

  • L’activité ne peut se substituer à un emploi salarié.

  • L’activité doit rester compatible avec l’obligation de recherche d’un emploi.

Autorisations et déclarations administratives

Tout spectacle doit être autorisé par le maire et pour Paris, Lyon, Marseille, par la préfecture de police. En principe, cette autorisation s’obtient sur simple demande effectuée suffisamment à l’avance. Elle peut être refusée pour différents motifs : non-respect de la sécurité publique (lieu, salles non conformes…), l’ordre public, de la législation, etc.

Certains spectacles ou impératifs techniques nécessiteront d’autres formalités administratives, on peut citer : les interdictions de circuler ou de stationner, les implantations de calicots ou de panneaux sur la voie publique, l’usage d’une sonorisation sur la voie publique, l’installation d’un chapiteau, etc.

L’exploitation d’un débit de boissons occasionnel nécessite également d’obtenir une autorisation auprès de la mairie, de déclarer l’ouverture du débit de boissons à la recette locale des impôts et de régler le montant éventuel de la taxe spéciale. Le site Internet de la douane donne tous les renseignements nécessaires concernant l’ouverture d’un débit de boissons.

Les boissons sont classées en deux groupes :

  • le premier groupe concerne les boissons sans alcool (eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou de légumes non fermentés, limonade, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat, etc.) ;
  • le deuxième groupe autorise la vente à consommer sur place de vin, bière, cidre, hydromel, poiré, vin doux naturel, comportant de 1 à 3 degrés d’alcool.

L’obtention de la licence 1 pour le premier groupe n’est plus nécessaire. La licence 2 nécessaire au deuxième groupe est gratuite, mais les licences temporaires du deuxième groupe sont limitées en nombre par structure et par an (généralement 5).

Si la mairie ou/et la préfecture vous a accordé son autorisation, les forces de l’ordre ne peuvent s’opposer à l’organisation du spectacle.

De manière générale, il est préférable de travailler avec les forces de l’ordre et le fait de les prévenir, de donner des indications sur le déroulement de la manifestation, permet de prévoir les risques éventuels et de mettre en place les réponses adaptées.

Les forces de l’ordre ne sont pas autorisées (sauf mandat particulier) à entrer dans les lieux privés : rien n’oblige l’organisateur à leur autoriser l’accès à la salle, sauf dans le cas d’une salle municipale dans laquelle la police municipale a libre accès.

Outre ces demandes administratives, l’organisateur devra également s’acquitter des déclarations et paiements liés au spectacle produit, à savoir :

  • Les droits d’auteur (SACEM, SACD…) qui nécessitent une contractualisation préalable.
  • Les droits voisins éventuels à régler à la SPEDIDAM ou à l’ADAMI suivant le type de spectacle (par exemple pour les spectacles comportant de la musique enregistrée).
  • La taxe fiscale sur la billetterie si l’organisateur ou le spectacle entrent dans le champ de la taxe (à régler au Centre National de la Musique ou à Association pour le Soutien du Théâtre Privé).

La billetterie

C’est principalement le code général des impôts qui fixe les règles applicables à la billetterie des spectacles.

Il pose le principe suivant : tout spectateur qui se présente dans un établissement de spectacle comportant un prix d’entrée, doit être porteur d’un billet, délivré avant l’entrée dans cet établissement ou, à défaut de remise d’un billet, toute information s’y rapportant doit être enregistrée et conservée dans un système informatisé, avant l’accès au lieu du spectacle.

Par ailleurs, le billet est obligatoire lorsque le spectacle est payant. Ce n’est donc que pour les spectacles entièrement gratuits qu’un billet ne sera pas nécessaire. Néanmoins, même dans ce cas un billet est recommandé dans la mesure où il permettra d’inscrire au verso des dispositions générales relatives au déroulement du spectacle qu’il importe de faire connaître au spectateur. Il est également important de connaître à chaque instant combien de personnes sont présentes dans l’établissement pour ne pas dépasser la jauge.

De plus, pour les invitations distribuées pour un spectacle payant, un billet devra être délivré au spectateur invité et la mention de gratuité devra apparaître sur le billet.

> Caractéristiques du billet de spectacle

On distingue deux types de billetterie : la billetterie matérielle et la billetterie dématérialisée. Ces deux catégories peuvent coexister pour un même spectacle.

BILLETTERIE MATÉRIELLE

Pour ce type de billetterie, l’entrée est authentifiée par un support matériel. Ce support résulte :

d’une billetterie manuelle (carnet à souches),

  • le billet est pré-imprimé avant sa mise en vente,

  • il est composé d’une souche conservée par l’exploitant, d’une partie qui reste entre les mains du spectateur et d’un coupon de contrôle qui doit être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu du spectacle,

  • chaque billet se distingue par une numérotation et un numéro de place (si salle numérotée)

d’un système de billetterie informatisé,

  • le billet est imprimé lors de la vente au spectateur à partir d’un logiciel dont sont équipés les points de vente,

  • le billet est composé de la partie qui reste entre les mains du spectateur et éventuellement, d’un coupon de contrôle qui peut être retenu lors du contrôle effectué avant l’accès au lieu du spectacle. La souche est remplacée par l’enregistrement des informations relatives à l’entrée,

  • le billet peut être sous la forme d’un billet papier, billet optique (contenant un code-barres), billet magnétique ou encore carte à puce.

BILLETTERIE DÉMATÉRIALISÉE

La réglementation applicable à la billetterie traditionnelle a été adaptée à la billetterie dématérialisée par la loi de finances rectificative du 30 décembre 2006.

La caractéristique technique principale de la billetterie dématérialisée est que l’entrée est enregistrée dans une base de données. Le billet « dématérialisé » constitue un droit d’entrée dématérialisé. C’est une preuve d’achat qui peut être représentée sous la forme :

d’un code-barres sur tout support (affiché sur l’écran du téléphone mobile, enregistré sur une puce, imprimé sur un document),

ou, d’un billet que le spectateur peut imprimer lui-même sur support papier (« print@home ») lors de son achat sur Internet. Ces modalités dépendent du choix retenu par l’exploitant.

Les informations codées n’étant pas lisibles ou décryptables à l’œil nu, l’exploitant ou l’organisateur doit équiper au préalable les entrées du lieu du spectacle d’un système informatique de contrôle de ces titres d’accès.

Chaque billet immatériel émis s’accompagne de l’enregistrement et de la conservation dans le système informatique des informations relatives à ce droit d’entrée.

Les mentions habituellement listées au verso des billets traditionnels font partie intégrante des conditions générales de vente de l’émetteur des billets. Il convient de s’assurer que le spectateur en a effectivement pris connaissance pour que celles-ci lui soient opposables.

Mentions facultatives

Les mentions facultatives sont apposées au dos du billet en cas de billetterie matérielle. Pour la billetterie dématérialisée, elles sont portées à la connaissance du spectateur par tout moyen avant la confirmation de l’achat du billet.

Ces mentions facultatives visent essentiellement le fonctionnement du spectacle et les instructions à respecter par le spectateur : interdiction de revente du billet (loi n°2012-348 du 12 mars 2012), informations liées à la sécurité et au tabagisme, conditions de sortie au cours de la représentation, interdiction d’enregistrement et de photographies, éventuelle captation, conditions de remboursement du billet en cas d’annulation, éventuelle alerte pour les enfants de moins de 16 ans, etc.

Ces mentions sont importantes car, d’un point de vue juridique, le billet constitue un contrat formé entre le spectateur et le producteur ou diffuseur du spectacle. Par ce contrat, le producteur ou diffuseur du spectacle s’engage à présenter au spectateur un spectacle dans les conditions prévues sur le billet.

Le contrôle de la recette

Le responsable de la billetterie (producteur ou diffuseur du spectacle), ou toute personne à qui il a confié la gestion de la commercialisation de la billetterie, doit établir à la fin de chaque représentation ou journée un relevé comportant pour chaque catégorie de places les mentions suivantes :

  • le nombre de billets émis ;
  • le prix de la place ;
  • la recette correspondante.

Billetterie et modification du spectacle

Les règles pour l’émission de la billetterie étant très strictes, la modification d’un spectacle, et plus particulièrement d’une mention obligatoire figurant sur le billet (changement d’artiste, annulation ou report, changement de lieu), a dès lors de fortes conséquences sur la validité de celui-ci.

Par ailleurs, rappelons que d’un point de vue juridique, le billet est un contrat entre le producteur ou diffuseur du spectacle, et le spectateur. Toute modification liée au spectacle signifie donc que le producteur/diffuseur ne remplit pas son contrat, et doit donc rembourser le spectateur, si celui-ci le souhaite. Le fait que le spectacle soit reporté ou avancé à une autre date (jour ou horaire) ou un autre lieu ne modifie en rien ce raisonnement.

Les dos de billet indiquent alors parfois que les billets pourront être remboursés si la représentation n’a duré qu’un temps déterminé, fixé par les usages à une heure (hors premières parties). Si l’interruption de la séance survient au-delà de cette durée, on peut considérer que le producteur/diffuseur a rempli son obligation contractuelle envers le spectateur, et le remboursement du billet n’est pas dû, sous réserve bien entendu que la cause de cette interruption soit extérieure au producteur du spectacle ou à ses préposés (incendie, alerte… et de manière générale tous les cas de force majeure).

La commercialisation et la distribution de la billetterie

Le producteur (ou le diffuseur si le spectacle lui a été cédé par le producteur), détenant les droits d’exploitation du spectacle, est le propriétaire, et donc le responsable, de la billetterie du spectacle. Il décide seul des modalités de commercialisation de son spectacle.

Comment s’opère la fabrication et surtout la distribution des billets auprès des spectateurs ?

  • Le producteur/diffuseur peut se charger de fabriquer cette billetterie et de la mettre à disposition des différents points de vente ou directement auprès des spectateurs ;
  • le producteur/diffuseur délègue la distribution de la billetterie au lieu où se déroule le spectacle, qui dispose d’un point billetterie ;
  • le producteur/diffuseur délègue la distribution de la billetterie à un promoteur local ;
  • le producteur/diffuseur fait appel à des sociétés spécialisées en ligne notamment.

Les contrats permettant cette distribution de billetterie

Il existe a priori deux types de contrats de commercialisation de billetterie : le contrat de mandat dit « transparent » et le contrat de commission dit « opaque ». Même si le contrat « transparent » et le contrat « opaque » présentent des ressemblances, notamment dans l’exécution, il s’agit juridiquement de deux situations différentes.

Le choix du contrat est généralement opéré par le responsable de la billetterie, après négociation avec le distributeur : en tant que propriétaire de sa billetterie, il est celui qui est à même de déterminer le schéma juridique, fiscal et comptable qu’il souhaite pour la commercialisation de sa billetterie.

La Loi sur la revente de billets

Ce que dit la loi n°2012-348 du 12 mars 2012 qui interdit la revente spéculative de « titres d’accès » à des spectacles :

« Le fait de vendre, d’offrir à la vente ou d’exposer en vue de la vente ou de la cession ou de fournir les moyens en vue de la vente ou de la cession des titres d’accès à une manifestation sportive, culturelle ou commerciale ou à un spectacle vivant, de manière habituelle et sans l’autorisation du producteur, de l’organisateur ou du propriétaire des droits d’exploitation de cette manifestation ou de ce spectacle, est puni de 15 000 euros d’amende. Cette peine est portée à 30 000 euros en cas de récidive. Pour l’application du premier alinéa, est considéré comme titre d’accès tout billet, document, message ou code, quels qu’en soient la forme et le support, attestant de l’obtention auprès du producteur, de l’organisateur ou du propriétaire des droits d’exploitation du droit d’assister à la manifestation ou au spectacle. »

Fiscalité (qui ne concerne que les structures assujetties à la TVA en France hors Corse)

Il existe 3 taux TVA sur la billetterie possible.

Le taux applicable est le taux réduit de TVA à 5,5%. Il s’applique dès lors que le billet concerne uniquement le prix d’entrée au spectacle.

Un taux de 20% peut s’appliquer dans les cas suivants :

  • Le prix du billet inclut une prestation supplémentaire autre que l’accès au spectacle (une boisson, un repas, etc.).
  • Le spectacle est à caractère pornographique.

Un taux dit « super réduit » à 2,1% peut s’appliquer dans les cas suivants :

  • Le spectacle a été joué moins de 141 fois.
  • Il n’est pas fourni de prestations annexes pendant le spectacle (par exemple une buvette ouverte pendant un concert oblige l’organisateur à ne pas appliquer ce taux super-réduit).

Obligation de déclaration via SIBIL

SIBIL (Système d’Information BILletterie) a été mis en place le 1er juillet 2018 en application de l’article 48 de la loi « Liberté de création, architecture et patrimoine ». Cet outil à disposition des entrepreneurs de spectacle vivant permet la remontée des données de billetterie à des fins d’information statistique. La déclaration est obligatoire pour tous depuis le 1er avril 2020.

Le système est encadré par le décret n° 2017-926 du 9 mai 2017 relatif à la transmission de données relatives aux spectacles organisés par les entrepreneurs de spectacles vivants. Il prévoit que :

  • La transmission des données s’opère par voie dématérialisée, leur collecte pourra être automatisée depuis n’importe quel système d’information de billetterie des structures ;
  • Les données relatives aux représentations du trimestre écoulé sont transmises par les entrepreneurs de spectacles responsables de la billetterie avant le dixième jour du premier mois de chaque trimestre civil ;
  • Le ministère de la Culture assure le traitement des données recueillies dans le respect du secret statistique et des autres secrets prévus par la loi, et en garantissant leur anonymat et leur confidentialité ;
  • L’absence de transmission des données est sanctionnée par une amende administrative.
Fiche réalisée par Rémi Faure (MAJ 01.03.2021)

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