MISSIONS :
La·le chargé·e de la régie d’accueil travaillera en collaboration avec les salariés administratifs et les enseignants pour le suivi des élèves, stagiaires, étudiants, adhérents de l’association. Elle/Il aura deux missions principales.
– La première qui concerne l’accueil des publics des pratiques amateurs et professionnels et le suivi administratif de ces activités en relation avec ses collègues chargés de la pratique amateur. (2/3 du temps hebdomadaire)
– La seconde liée à la régie technique des espaces et du matériel mis à disposition. (1/3 du temps hebdomadaire)
Accueil (2/3 du temps hebdomadaire) :
Le/la salarié.e est chargé.e :
- De l’accueil physique des publics qui se présentent à l’association et qui y réalisent leurs activités, de réceptionner et de gérer les appels téléphoniques.
- Elle/Il veille à l’accès aux équipements, espaces et matériels mis à disposition.
- En lien avec le/la chargé.e des pratiques amateurs elle/il adapte, communique et gère les plannings de cours, répétitions, travail personnel, enregistrement
- Ainsi il coordonne l’accès aux équipements, espaces et matériels mis à disposition par l’association et les permanences du soir et de celles du samedi effectué dans le cadre des missions des services civiques ou de celles de stagiaires qui y sont affectés.
- En renfort du salarié chargé de coordination des pratiques amateurs, elle/il partage les démarches d’Inscription des adhérents à la rentrée en période d’inscription, et de réinscription en fin d’année, sur le logiciel Algem.
- Elle/Il veille à la transmission des informations nécessaires aux professeurs et aux élèves en utilisant les supports de communication papiers et numériques prévus à cet effet : téléphone, ENT, mail, cahier de liaison, feuille de présence etc…
- Elle/Il suit la sortie du matériel, gestion des clefs : ouverture et fermeture des équipements, mise sous alarme etc …
Régie (1/3 du temps hebdomadaire) :
En interaction avec l’équipe administrative et pédagogique, les missions de régie consistent à suivre l’organisation logistique et technique et la maintenance du matériel pédagogique de l’école (pianos, sonos, batterie, percussions, parc informatique etc.).
- Elle/Il est en lien régulier avec les prestataires techniques sollicités pour les réparations, les améliorations ou la vente de ces équipements (devis, réception des commandes, suivi de l’usure et des réparations du matériel …)
- Elle/Il met à jour l’inventaire global des immobilisations et assiste les commandes et la réception des fournitures administratives de l’école.
- Elle/Il accompagne la régie générale des scènes avec le bureau des élèves et les groupes de bénévoles : gestion du backline, organisation des balances, préparation des riders, organisation catering, buvette, billetterie, etc.
- Elle/Il fait les liens nécessaires avec les régisseurs techniques, régie générale, de son ou de lumière qui sont embauchés ponctuellement au fil des évènements et des besoins de l’association.
- De même, avec l’agence de communication 22h04, elle/il met du confort dans la relation entre les besoins des équipes de Music’Halle et ce prestataire.