MISSIONS :
Le/la chargé.e de coordination de la pratique amateur travaillera en collaboration étroite avec le directeur et le coordinateur pédagogique pour le suivi des élèves adhérent.es à l’association. Il (elle) sera en lien avec la comptable et l’équipe salariée dans son ensemble. Il/Elle aura pour missions principales deux domaines d’activité :
– la coordination de la pratique amateur
– le suivi administratif de ces activités
Coordination
Coordination de la pratique amateur en relation avec les musicien.nes enseignant.es, leurs élèves et étudiant.es, et les responsables de la coordination pédagogique :
1) En relation avec le/la chargé.e de « régie d’accueil » :
Responsabilité de l’inscription et du suivi des informations sur le logiciel de gestion de l’école (ALGEM) :
- Inscription des adhérent.es à la rentrée, dans la saison et en période de réinscription.
- Edition et suivi des feuilles de présences mensuelles,
- Gestion des plannings hebdomadaires, des absences, rattrapages et remplacements de cours des professeur.es. de la pratique amateur
2) En relation avec le personnel pédagogique, artistes-enseignant.es, coordinateur, intervenants :
- Préparation de la rentrée, et suivi de l’évolution des enseignements et des évènements qui y sont liés en cours d’année scolaire : concerts, rencontres, réunions etc.
- Mise à jour des documents d’inscription, mise en place du planning de l‘année (changements de jours et/ou d’horaires, nouveaux profs, nouvelles matières…)
- Suivi des bilans et évaluations remises par les enseignant.es
- Participation aux réunions de coordination de la pratique amateur, réalisation des comptes rendus
- Suivi et accompagnement des relations profs-élèves, profs-élèves-administration, mais aussi des profs ou des élèves entre-eux
- Remonter des informations entre le prestataire de la communication 22h04 et les besoins de
- Music’Halle (mise à jour du Site music-halle.com, Discord, promotion des activités, réseaux sociaux etc.)
Suivi Administratif :
- Mise-à-jour de la base de données ALGEM
- Contrôle et modification en cas de besoin des échéances mensuelles et trimestrielles (prélèvements et chèques des élèves en pratique amateur)
- Remise à la comptabilité des éléments mis à jour
- Relance des impayés et rejets de cotisation des élèves avec la comptabilité
- Réalisation des statistiques de l’école (Fréquentation, CSP, état des cotisation…) et notes de synthèses à destination de la direction ou du conseil d’administration de l’association
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