MISSIONS :
Sous la responsabilité de la Responsable Administrative et Financière (RAF), vous assurez l’assistanat administratif de la structure.
Personne de confiance, vous travaillez en étroite collaboration avec la RAF et le directeur afin d’organiser les activités quotidiennes et leur priorisation, vous contribuez à la bonne circulation des informations au sein des équipes.
Vos activités principales :
Organisation des agendas et accueil
- Gérer l’agenda du directeur et de la RAF (organisation de réunions, prises de rdv…).
- Organiser les voyages et déplacements du directeur.
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir les visiteurs.
- Gérer la réception et l’envoi du courrier entrant et sortant.
- Prendre et transmettre des messages en étant capable de les prioriser.
Assistanat administratif
- Réaliser la saisie et mise en forme de documents sous des formats divers (traitement de texte, tableur…).
- Suivi des signatures contractuelles en lien avec les différents services et instances, et classement des dossiers.
- Organiser l’enregistrement, le classement et l’archivage des dossiers.
- Préparer les dossiers de réunion et rédiger à la demande les comptes-rendus.
- Effectuer des commandes de petit matériel, fournitures et consommables, vérifier la conformité des livraisons.
- Suivi des dossiers RH (inscription médecine du travail, mutuelles, réception candidatures, classement, archivage des dossiers, mise à jour des plannings) en collaboration avec les responsables RH.
Suivi administratif des instances de la structure
- S’assurer du respect du rétroplanning de tenue des différentes instances (conseil d’administration, assemblées générales, comité de suivi, CSE…).
- Organiser les réunions des instances tant sur le plan administratif (convocations…) que logistique (réservation de salle, mise en place…).
- Rédiger les comptes-rendus.
- Assurer le suivi du respect des circuits de validation et des procédures administratives et juridiques, au niveau de la structure et en lien avec le contrat de délégation de service public.
REGARTS